オフィス用品 ファイル2

資料から考えるファイリング

その中でも利便性の方に重点を置いたファイリング方法にボックス型のファイルに入れて管理する方法があります。このボックス型の製品の利点はなんと言っても整理が簡単なことと直ぐに資料が取り出せて使うことが出来るという点にあります。資料に穴をあける必要もないため資料も綺麗なまま保存できます。また、1つのボックスに複数のファイルを入れることができるため、情報の整理も正確にすることが出来ます。ただ、どうしても情報の保全という意味では弱点を持っており、出し入れが簡単なため資料が紛失する可能性が非常に高くなります。また、放っておけばどんどんファイルが増えていってしまうので、スペースを取ってしまうという弱点もあります。

その点紛失をする可能性が低く保全制すぐれているのがバインダーで管理するタイプのファイル用品です。このバインダーは資料に穴をあけて固定してしまうため、資料を取り出すのが結構面倒なため軽々しく取り出すことを防ぐことが出来ます。さらに多くの資料をしっかりと固定することができ、側も厚い素材で出来ているため、長期保存にも耐えられます。しかし、このように悉皆りと保存することで、持ち出しや、資料の使い勝手はどうしても悪くなってしまうのです。

このようにファイル用品を選ぶときはどのような資料なのか、良く持ち出すのか、持ち出し厳禁の貴重な資料なのか?良くファイルから抜き差しするか?など色々な事を考えてファイルを選ぶと後々便利になります。スケジュールは卓上カレンダーなどに記しておきましょう。

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