オフィス用品 ファイル1

オフィスには様々な資料があり、そのほとんどが紙媒体で保存されています。中には議事録など何年にも渡り保存しておかなくてはならないような貴重な資料もあります。このような資料を1つの所にまとめて分類し、整理するのがファイルの役目です。このファイルを使った整理をファイリングというのですが、この方法や、それに対して出ているオフィス用品の数も様々あり、どの用なファイルを使ってファイリングをすればよいのかは迷うところでもあります。得に大事な資料などはなるべく安全性や、情報の保全性を考えてファイルをしないと後々、必要になったときに資料が使えなくなってしまう恐れもあります。また、ファイリングが甘いと抜けが発生してしまったり、情報がどこにあるか分からないといった事態にもなりかねません。オフィスに置いてファイルを使った情報整理は思っている以上に重要なのです。ここでは、そんなファイリングに使うファイルについて語ってみようと思います。

ファイリングの種類

情報をファイルに保存する目的は情報の整理と、保全ということができますが、では一体何のためにこのような事をしているのでしょうか。それは情報を1つの所に集めることによって見やすくして直ぐに閲覧できるようにするということと、情報を長い期間保存しても劣化しないようにするというふたつの理由があります。ファイルの管理はこのふたつの目的をどのようにクリアするかという事にあるといっても良いでしょう。

しかし、このふたつは実は両方達成するのは不可能なことです。なぜなら情報を守ろうと思えばどうしてもしっかりとしたファイリングが必要になり、誰でも閲覧できるような場所に置くことはできなくなります。しかし、ファイリングのもう一つの目的である誰でも閲覧できる整理した情報を実現するには、このような事をしていてはとても達成できません。つまりはファイリングには目的がふたつありどっちを取るか、優先されるかによって買うオフィス用品も異なってくると言うことになります。

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